Decidere se usare blog, wiki, IM, email o telefono..

Pubblicato da Davide, mercoledì 14 aprile 2010 1 Commento »

Enterprise 2.0 per chi è sul pezzo, nuovi strumenti lavorativi per chi semplicemente li usa. Fatto sta che sono sempre più diffusi, all’interno delle organizzazioni, strumenti come i blog e i wiki; utilissimi ai team di lavoro per la gestione quotidiana delle attività, altrettanto utili all’azienda per conservare traccia del lavoro svolto e rendere questa conoscenza riutilizzabile in futuro. Sono arrivati già da tempo anche i software di instant messaging, un altro noioso compagno d’ufficio dopo il telefono. In fondo si tratta di tools per comunicare, ma non solo.

E’ sempre difficile la scelta su quale strumento utilizzare, soprattutto per chi ne è a digiuno; vi sono strumenti più o meno adatti in base alle informazioni da condividere e ai feedback necessari. La tipologia della relazione spesso fa la differenza sul raggiungimento dei risultati.
Per scrivere le riflessioni seguenti ho preso spunto da una discussione sul tema che ho letto via LinkedIn, dove veniva citato questo interessante contributo.

Veniamo al dunque, quando è meglio usare uno strumento piuttosto che un altro?

Blog: è uno strumento informativo più che collaborativo. E’ particolarmente indicato per team di lavoro distribuiti, dove il project manager deve tenere informati i vari attori, talvolta pure il cliente. Dagli articoli possono scaturire discussioni, ma generalmente si tratta di discussioni operative, destinate a perdersi col tempo poichè non sono strutturate. La discussione è asincrona. Le informazioni possono essere catalogate con tag e categorie, ma la componente cronologica è sempre prevalente e prima o poi le notizie finiscono nel dimenticatoio.
Wiki: è un contenitore di conoscenza. Un repository all’interno del quale memorizzare la conoscenza, sia quella esplicita che tacita. L’informazione può essere strutturata attraverso menù di navigazione, link tra pagine ed eventualmente con una tassonomia. Il contenuto è vivo, viene continuamente modificato dagli utenti ma si conserva la traccia dell’evoluzione. Non è certamente adatto per sviluppare discussioni sulle faccende più operative e non si presta nemmeno come luogo di scambio col cliente, a meno di particolari situazioni. E’ un luogo dove archiviare cose che possono tornare necessarie in futuro, come le best practices per lo sviluppo di un prodotto o per l’archiviazione di istruzioni operative.
Instant Messaging: è perfetto per chiedere informazioni al volo senza disturbare troppo i colleghi o chi per loro. E’ certamente meno invadente del telefono pur svolgendo la medesima funzione. La comunicazione è rallentata ma efficace: sincrona. Va usato con moderazione, ma è forse uno degli strumenti più rivoluzionari. Con i software di IM è inoltre possibile condividere file o la propria sessione del desktop, si tratta di funzionalità spesso poco utilizzate.
Email: la rogna più grossa dei nostri tempi. Serve solo ed esclusivamente per comunicazioni ufficiali, come ad esempio la notifica di un appuntamento o l’assegnazione di un task. Sviluppare discussioni dove si chiede il parere di più persone così come collaborare su un file tramite mail è la cosa più sbagliata che si possa fare. Quando serve un feedback “evoluto”, mai usare la mail.
Telefono: serve per chiedere “Dove sei?” ed eventualmente comunicare al volo alcune cose, come il classico “Arrivo più tardi!”. A volte, se servono molte informazioni immediatamente è meglio parlarsi, perchè l’instant messaging potrebbe rubare tempo ad entrambi. Si tratta di comunicazione sincrona; in fondo a volte è anche piacevole scambiarsi informazioni in modo naturale.

A questi strumenti, inoltre, dobbiamo aggiungere i cosidetti workspace. Tipicamente siti web che raccolgono una o più funzionalità citate sopra e ne estendono le potenzialità con calendari o cartelle condivisi, dove archiviare file sui quali è richiesto l’intervento di più persone.

L’ultima frontiera della collaborazione è sicuramente il buon Google Wave, che ancora in pochi utilizzano (me compreso) ma che alla lunga credo andrà a sostituire la mail, o perlomeno quel modo errato di usarla, che tutti prima o poi sperimentano. In sostanza unifica l’IM, l’editing collaborativo e la mail, aprendosi verso quel mondo infinito di applicazioni web: mappe, video, ecc..

E voi, cosa ne pensate? Avete mai provato a spiegare a qualcuno che sia a digiuno di tutti quando è il momento di usare una cosa piuttosto che un’altra?
Nell’ottica della gestione delle informazioni, credo che sia importante istruire gli utenti circa gli strumenti che hanno a disposizione. Ma come farlo? Attraverso lunghe pagine descrittive del servizio? Può essere utile moderare i contributi e spostarli da un blog a un wiki e viceversa? Io sono ancora in fase di studio dei comportamenti..

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